Politica de confidențialitate și protecția datelor cu caracter personal

1. Informații generale

COMPUTEX S.R.L. acordă o atenție deosebită protecției vieții private și datelor cu caracter personal ale clienților, utilizatorilor și vizitatorilor site-ului depo.md.

Prezenta Politică de confidențialitate și protecția datelor cu caracter personal explică:

• ce date cu caracter personal colectăm;
• cum sunt colectate datele;
• în ce scopuri le utilizăm;
• care sunt temeiurile juridice ale prelucrării;
• cui pot fi transmise datele;
• cât timp sunt păstrate;
• ce măsuri aplicăm pentru protejarea acestora;
• care sunt drepturile persoanelor vizate;
• cum pot fi exercitate aceste drepturi.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu legislația Republicii Moldova, inclusiv Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, precum și cu alte acte normative aplicabile.

2. Cine este operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este:

COMPUTEX S.R.L.

Cod fiscal: 1002600021606 Cod TVA: 0404010

Adresa juridică: mun. Chișinău, str. P. Zadnipru 19/2, ap. 70

Adresa fizică și punctul de ridicare: mun. Chișinău, str. București 43

Telefon: +373 610 98 444

E-mail: [email protected]

Site: depo.md

În continuare, COMPUTEX S.R.L. poate fi denumită "DEPO", "Compania", "Operatorul" sau "noi".

3. Cui se aplică această Politică

Prezenta Politică se aplică persoanelor fizice ale căror date pot fi prelucrate de DEPO, inclusiv:

• vizitatorilor site-ului depo.md;
• clienților magazinului online;
• persoanelor care plasează o comandă;
• utilizatorilor care își creează un cont;
• persoanelor care contactează DEPO prin formularele site-ului;
• persoanelor care contactează DEPO prin telefon, e-mail sau alte canale de comunicare;
• abonaților la newsletter și comunicări comerciale;
• persoanelor care solicită informații despre produse;
• persoanelor care solicită returul, schimbul sau repararea unui produs;
• persoanelor care beneficiază de servicii de garanție;
• reprezentanților persoanelor juridice care contactează sau colaborează cu DEPO.

4. Ce înseamnă date cu caracter personal

Datele cu caracter personal reprezintă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

În funcție de modul în care utilizați site-ul și serviciile DEPO, putem prelucra diferite categorii de date.

5. Ce date cu caracter personal putem colecta

5.1. Date de identificare

Putem prelucra:

• numele;
• prenumele;
• alte date de identificare necesare în anumite situații.

5.2. Date de contact

Putem prelucra:

• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• adresa de livrare;
• localitatea;
• alte date de contact furnizate de dumneavoastră.

5.3. Date privind comenzile

În legătură cu comenzile plasate putem prelucra:

• produsele comandate;
• numărul comenzii;
• data comenzii;
• valoarea comenzii;
• metoda de plată;
• metoda de livrare;
• adresa de livrare;
• istoricul comenzilor;
• statutul comenzii;
• comunicările privind comanda;
• informații privind returul, schimbul sau garanția.

5.4. Date privind contul de utilizator

Dacă utilizați un cont pe depo.md, putem prelucra:

• datele de identificare;
• datele de autentificare;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon;
• istoricul comenzilor;
• adresele salvate;
• preferințele asociate contului.

Parolele sunt gestionate prin mecanismele tehnice ale platformei și nu sunt utilizate de DEPO în alte scopuri.

5.5. Date privind plata

În funcție de metoda de plată aleasă, putem prelucra informații necesare pentru:

• identificarea plății;
• confirmarea tranzacției;
• emiterea documentelor fiscale;
• efectuarea rambursărilor;
• soluționarea eventualelor probleme privind plata.

În cazul plăților procesate prin furnizori externi de servicii de plată, anumite informații sunt prelucrate direct de acești furnizori în conformitate cu propriile condiții și politici de confidențialitate.

DEPO nu solicită și nu utilizează datele complete ale cardului bancar în alte scopuri decât cele permise prin mecanismul de plată utilizat.

5.6. Date privind comunicările

Atunci când ne contactați, putem prelucra:

• numele;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• conținutul mesajului;
• informații despre solicitarea dumneavoastră;
• istoricul comunicării cu DEPO.

5.7. Date pentru garanție, retur și service

În cazul unei solicitări privind garanția, returul, schimbul sau service-ul unui produs, putem prelucra:

• datele de identificare și contact;
• informațiile privind produsul;
• informațiile privind achiziția;
• documentele aferente achiziției;
• descrierea problemei;
• informațiile necesare soluționării solicitării.

5.8. Date pentru comunicări comerciale

Dacă vă abonați la comunicările DEPO, putem prelucra:

• numele;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon, dacă este furnizat;
• preferințele de comunicare;
• informațiile privind consimțământul acordat sau retras.

5.9. Date tehnice și informații privind utilizarea site-ului

Atunci când vizitați depo.md, anumite informații tehnice pot fi colectate automat, inclusiv:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului;
• tipul browserului;
• sistemul de operare;
• data și ora accesării;
• paginile accesate;
• informații privind interacțiunea cu site-ul;
• identificatori online;
• informații colectate prin module cookie și tehnologii similare.

Utilizarea modulelor cookie și a tehnologiilor similare este descrisă separat în Politica privind modulele cookie.

6. Cum colectăm datele

Putem obține date cu caracter personal:

Direct de la dumneavoastră

De exemplu, atunci când:

• plasați o comandă;
• creați un cont;
• completați un formular;
• solicitați să fiți contactat;
• ne sunați;
• ne trimiteți un e-mail;
• vă abonați la newsletter;
• solicitați un retur;
• solicitați aplicarea garanției;
• participați la o promoție;
• comunicați cu reprezentanții DEPO.

Automat prin intermediul site-ului

Anumite informații tehnice pot fi colectate prin:

• serverele site-ului;
• fișiere jurnal;
• module cookie;
• tehnologii similare.

De la furnizori sau parteneri

În anumite situații putem primi informații de la:

• furnizori de servicii de plată;
• companii de curierat și logistică;
• instituții financiare;
• furnizori de servicii IT;
• centre de service;
• alți parteneri implicați în executarea unei solicitări sau a unui contract.

7. În ce scopuri utilizăm datele

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate în următoarele scopuri.

7.1. Procesarea și executarea comenzilor

Utilizăm datele pentru:

• înregistrarea comenzii;
• confirmarea comenzii;
• verificarea disponibilității produselor;
• contactarea Clientului;
• pregătirea produselor;
• organizarea livrării;
• efectuarea plății;
• emiterea documentelor aferente achiziției;
• gestionarea eventualelor modificări sau anulări.

7.2. Livrarea produselor

Datele necesare pot fi utilizate și transmise furnizorului de servicii de livrare pentru:

• identificarea destinatarului;
• stabilirea adresei;
• contactarea destinatarului;
• livrarea comenzii.

7.3. Gestionarea plăților

Datele pot fi prelucrate pentru:

• confirmarea plății;
• identificarea unei tranzacții;
• contabilitate;
• facturare;
• rambursarea sumelor;
• prevenirea fraudelor.

7.4. Gestionarea contului

Dacă este disponibil un cont de utilizator, datele pot fi utilizate pentru:

• crearea contului;
• autentificare;
• gestionarea comenzilor;
• salvarea informațiilor furnizate de utilizator;
• asigurarea securității contului.

7.5. Relații cu clienții

Utilizăm datele pentru:

• răspunsul la întrebări;
• oferirea consultațiilor;
• soluționarea reclamațiilor;
• gestionarea solicitărilor;
• comunicarea privind produsele și comenzile.

7.6. Retur, schimb și garanție

Datele pot fi prelucrate pentru:

• verificarea achiziției;
• soluționarea returului;
• efectuarea schimbului;
• examinarea unei solicitări de garanție;
• transmiterea produsului către un centru de service;
• comunicarea cu producătorul, distribuitorul sau centrul de service atunci când acest lucru este necesar.

7.7. Respectarea obligațiilor legale

Putem prelucra datele atunci când acest lucru este necesar pentru respectarea obligațiilor prevăzute de legislație, inclusiv în domeniul:

• contabil;
• fiscal;
• protecției consumatorilor;
• evidenței documentelor;
• prevenirii și soluționării fraudelor;
• soluționării solicitărilor autorităților competente.

7.8. Securitatea și protecția intereselor DEPO

Putem prelucra anumite informații pentru:

• securitatea site-ului;
• prevenirea accesului neautorizat;
• prevenirea fraudelor;
• investigarea incidentelor;
• protejarea sistemelor informatice;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.

7.9. Îmbunătățirea site-ului și serviciilor

În condițiile permise de legislație, anumite informații pot fi utilizate pentru:

• analizarea funcționării site-ului;
• identificarea problemelor tehnice;
• îmbunătățirea experienței utilizatorilor;
• analiza statistică;
• dezvoltarea serviciilor DEPO.

Atunci când o asemenea prelucrare necesită consimțământ, datele vor fi utilizate numai după exprimarea opțiunii corespunzătoare de către utilizator.

7.10. Marketing și comunicări comerciale

Cu respectarea legislației aplicabile, putem utiliza datele pentru:

• transmiterea ofertelor;
• informarea despre promoții;
• newsletter;
• publicitate;
• comunicări comerciale personalizate.

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, puteți retrage consimțământul în orice moment.

8. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de scop, datele pot fi prelucrate în baza unuia sau mai multor temeiuri juridice.

Executarea unui contract sau demersuri înainte de încheierea acestuia

Acest temei se aplică, de exemplu, atunci când:

• plasați o comandă;
• solicitați informații înainte de achiziție;
• solicitați livrarea;
• solicitați returul sau garanția.

Îndeplinirea unei obligații legale

DEPO trebuie să prelucreze anumite informații pentru respectarea obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă.

Interesul legitim

Putem utiliza date în măsura necesară pentru interese legitime precum:

• securitatea sistemelor;
• prevenirea fraudelor;
• gestionarea activității comerciale;
• soluționarea reclamațiilor;
• protejarea drepturilor DEPO;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor pretenții juridice.

Prelucrarea în baza interesului legitim se realizează numai după evaluarea intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate.

Consimțământul

În anumite situații solicităm consimțământul persoanei, de exemplu pentru:

• anumite comunicări comerciale;
• utilizarea anumitor categorii de module cookie;
• anumite activități de analiză și marketing.

Consimțământul poate fi retras în orice moment.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea acestuia.

9. Este obligatoriu să furnizați datele?

Unele date sunt necesare pentru a putea furniza serviciul solicitat.

De exemplu, fără anumite informații precum:

• numele;
• numărul de telefon;
• datele necesare livrării;

este posibil să nu putem procesa sau livra o comandă.

În formularele online, câmpurile obligatorii pot fi marcate corespunzător.

Furnizarea datelor utilizate exclusiv pentru marketing este voluntară și nu reprezintă o condiție pentru achiziționarea unui produs.

10. Cui putem transmite datele

DEPO nu comercializează datele cu caracter personal ale clienților.

În măsura necesară pentru scopurile descrise în această Politică, datele pot fi accesibile sau transmise următoarelor categorii de destinatari.

Angajați și colaboratori autorizați

Accesul este acordat numai persoanelor care au nevoie de date pentru îndeplinirea responsabilităților lor.

Furnizori de servicii de livrare și logistică

Pentru efectuarea livrării pot fi transmise date precum:

• numele;
• numărul de telefon;
• adresa de livrare;
• informațiile necesare identificării comenzii.

Furnizori de servicii de plată

Informațiile necesare procesării unei plăți pot fi transmise furnizorului serviciului de plată utilizat de Client.

Bănci și instituții financiare

Dacă Clientul solicită achiziționarea produselor prin credit sau în rate, datele necesare pot fi furnizate instituției financiare respective.

Instituția financiară poate acționa ca operator independent pentru datele pe care le prelucrează în cadrul serviciului financiar oferit.

Furnizori IT

Putem utiliza furnizori pentru:

• găzduirea site-ului;
• administrarea infrastructurii IT;
• securitate;
• mentenanță;
• stocarea datelor;
• e-mail;
• servicii de suport;
• alte funcționalități tehnice.

Furnizori de servicii de analiză și marketing

În funcție de opțiunile utilizatorului și de tehnologiile implementate pe site, anumite date pot fi prelucrate de furnizori de servicii de analiză, măsurare sau publicitate.

Informațiile detaliate privind aceste tehnologii sunt prezentate în Politica privind modulele cookie.

Producători, distribuitori și centre de service

În cazul unei solicitări de garanție sau service, informațiile strict necesare soluționării acesteia pot fi transmise partenerului competent.

Consultanți și furnizori de servicii profesionale

Datele pot fi accesibile, dacă este necesar, furnizorilor de servicii:

• contabile;
• juridice;
• audit;
• consultanță;
• securitate.

Autorități publice

Datele pot fi furnizate autorităților competente atunci când această transmitere:

• este impusă de lege;
• este necesară pentru respectarea unei obligații legale;
• este solicitată în mod legal de o autoritate competentă.

11. Persoane împuternicite de operator

Atunci când un furnizor prelucrează date cu caracter personal în numele DEPO, acesta trebuie să prelucreze datele numai în baza instrucțiunilor și condițiilor stabilite pentru serviciul respectiv și să aplice măsuri corespunzătoare de securitate și confidențialitate.

DEPO urmărește ca furnizorii care prelucrează date în numele său să ofere garanții suficiente privind protecția datelor.

12. Transferul datelor în afara Republicii Moldova

Unii furnizori de servicii IT, infrastructură, analiză sau alte servicii digitale pot prelucra date utilizând infrastructură situată în afara Republicii Moldova.

În asemenea situații, transferurile vor fi efectuate numai în condițiile permise de legislația privind protecția datelor cu caracter personal și cu aplicarea garanțiilor corespunzătoare, atunci când acestea sunt necesare.

Informații suplimentare privind anumite servicii asociate modulelor cookie sunt prezentate în Politica privind modulele cookie.

13. Cât timp păstrăm datele

Datele nu sunt păstrate mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate.

Perioada concretă poate depinde de:

• natura datelor;
• scopul prelucrării;
• durata relației cu Clientul;
• obligațiile legale ale DEPO;
• termenele prevăzute de legislația contabilă și fiscală;
• necesitatea soluționării unor reclamații;
• termenele de prescripție aplicabile;
• necesitatea constatării, exercitării sau apărării unor drepturi.

De exemplu:

• datele privind comenzile și documentele financiar-contabile sunt păstrate pentru perioada impusă de legislația aplicabilă;
• datele unui cont pot fi păstrate cât timp contul este activ și ulterior pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale;
• datele privind solicitările și reclamațiile sunt păstrate pentru perioada necesară soluționării acestora și, dacă este necesar, pentru apărarea drepturilor;
• datele utilizate pentru marketing pe baza consimțământului sunt prelucrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul nu mai este relevant;
• datele tehnice și de securitate sunt păstrate pentru perioada necesară asigurării funcționării și securității sistemelor.

După expirarea perioadei necesare, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea lor este impusă de lege.

14. Securitatea datelor

DEPO aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva:

• accesului neautorizat;
• pierderii;
• distrugerii;
• modificării neautorizate;
• divulgării;
• utilizării abuzive;
• altor forme de prelucrare nelegală.

Măsurile pot include, în funcție de sistem și de nivelul riscului:

• controlul accesului;
• limitarea drepturilor utilizatorilor sistemelor;
• protecția infrastructurii;
• actualizarea sistemelor informatice;
• copii de siguranță;
• monitorizarea incidentelor;
• obligații de confidențialitate pentru persoanele care au acces la date.

Niciun sistem informatic nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor. DEPO urmărește însă aplicarea unor măsuri proporționale cu riscurile asociate prelucrării.

15. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal, puteți beneficia de următoarele drepturi.

Dreptul la informare

Aveți dreptul să primiți informații clare privind modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră.

Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului dacă DEPO prelucrează datele dumneavoastră și puteți solicita acces la acestea.

Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor

În cazurile prevăzute de lege, puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal.

Acest drept nu este absolut.

Anumite date pot fi păstrate în continuare dacă prelucrarea este necesară pentru:

• respectarea unei obligații legale;
• exercitarea sau apărarea unor drepturi;
• alte situații prevăzute de legislație.

Dreptul la restricționarea prelucrării

În condițiile prevăzute de lege, puteți solicita limitarea temporară a modului în care sunt utilizate datele dumneavoastră.

Dreptul la portabilitatea datelor

În cazurile prevăzute de lege, puteți solicita primirea anumitor date într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

În situațiile prevăzute de legislație, vă puteți opune prelucrării datelor bazate pe interesul legitim.

În cazul marketingului direct, aveți dreptul să vă opuneți utilizării datelor în acest scop.

Dreptul de a retrage consimțământul

Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Dreptul privind procesul decizional automatizat

În condițiile prevăzute de lege, aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

16. Procesul decizional automatizat

În activitatea obișnuită a magazinului online, DEPO nu urmărește să adopte decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă efecte juridice asupra Clientului sau să îl afecteze într-un mod similar semnificativ.

În cazul în care în viitor va fi implementată o asemenea prelucrare, persoanele vizate vor fi informate în conformitate cu cerințele legale.

17. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor privind datele cu caracter personal, puteți contacta:

COMPUTEX S.R.L.

E-mail: [email protected]

Telefon: +373 610 98 444

Adresă: mun. Chișinău, str. București 43

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru ca DEPO să poată identifica solicitantul și datele la care se referă cererea.

În cazul în care este necesar pentru protejarea datelor, DEPO poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului.

Solicitările vor fi examinate în termenele și condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

18. Dreptul de a depune o plângere

Dacă considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile, aveți dreptul să vă adresați:

Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova - CNPDCP.

De asemenea, aveți dreptul să utilizați celelalte mijloace de protecție prevăzute de legislație.

Înainte de depunerea unei plângeri, puteți contacta DEPO pentru a încerca soluționarea directă a problemei.

19. Comunicări comerciale

Dacă v-ați abonat la newsletter sau la alte comunicări comerciale, puteți renunța în orice moment la acestea.

Dezabonarea poate fi realizată:

• prin linkul de dezabonare inclus în comunicare, dacă este disponibil;
• prin modificarea preferințelor, dacă această funcție este disponibilă;
• prin contactarea DEPO.

Retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează comunicările necesare executării unei comenzi.

De exemplu, chiar dacă nu doriți să primiți publicitate, DEPO poate transmite în continuare mesaje necesare privind:

• confirmarea comenzii;
• plata;
• livrarea;
• anularea;
• returul;
• garanția;
• alte informații necesare executării solicitării dumneavoastră.

20. Module cookie și tehnologii similare

Site-ul depo.md utilizează sau poate utiliza module cookie și tehnologii similare.

Unele sunt necesare pentru funcționarea site-ului.

Altele pot fi utilizate, în funcție de opțiunile utilizatorului, pentru:

• analiză;
• statistici;
• măsurarea performanței;
• personalizare;
• publicitate;
• marketing.

Informațiile privind:

• tipurile de module cookie;
• scopurile acestora;
• furnizorii;
• durata;
• posibilitatea de acceptare sau refuz;

sunt prezentate în Politica privind modulele cookie.

În cazul cookie-urilor și tehnologiilor pentru care legislația impune consimțământul, acestea trebuie activate în conformitate cu opțiunea exprimată de utilizator.

21. Linkuri către site-uri externe

Site-ul depo.md poate conține linkuri către site-uri sau servicii administrate de terți.

Acești terți pot avea propriile politici de confidențialitate și pot acționa ca operatori independenți ai datelor.

DEPO nu este responsabil pentru politicile și practicile de protecție a datelor aplicate de site-uri independente pe care nu le controlează.

Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a serviciului respectiv înainte de a furniza date personale.

22. Datele minorilor

Produsele și serviciile DEPO nu sunt concepute în mod special pentru colectarea datelor cu caracter personal ale copiilor.

În cazul în care o persoană nu are capacitatea legală necesară pentru efectuarea unei achiziții sau pentru exprimarea valabilă a unui consimțământ, trebuie să acționeze prin intermediul sau cu acordul reprezentantului legal, în conformitate cu legislația aplicabilă.

Dacă DEPO constată că au fost colectate date cu caracter personal ale unui minor în mod necorespunzător, vor fi luate măsuri rezonabile pentru soluționarea situației.

23. Actualizarea datelor

Pentru ca datele să rămână corecte și actuale, vă rugăm să ne informați dacă datele furnizate anterior s-au modificat.

Dacă aveți un cont de utilizator și funcționalitatea permite acest lucru, anumite informații pot fi actualizate direct din cont.

24. Modificarea Politicii de confidențialitate

DEPO poate actualiza prezenta Politică atunci când este necesar, inclusiv ca urmare a:

• modificărilor legislative;
• modificării modului de funcționare a site-ului;
• introducerii unor servicii noi;
• schimbării furnizorilor sau tehnologiilor;
• modificării proceselor interne privind prelucrarea datelor.

Versiunea actualizată va fi publicată pe depo.md.

Data ultimei actualizări va fi indicată la începutul documentului.

În cazul unor modificări semnificative, DEPO poate utiliza și alte mijloace rezonabile pentru informarea utilizatorilor, dacă acest lucru este necesar.

25. Contact

Pentru întrebări privind prezenta Politică sau prelucrarea datelor cu caracter personal:

COMPUTEX S.R.L.

Cod fiscal: 1002600021606

Adresa juridică: mun. Chișinău, str. P. Zadnipru 19/2, ap. 70

Adresa fizică: mun. Chișinău, str. București 43

Telefon: +373 610 98 444

E-mail: [email protected]